36協定を緑色のペンで書いてもOK？

こんにちは。社会保険労務士の志賀です。

今回は「36協定を緑色のペンで書いてOK？」についてお話をします。

今回は労働基準監督署などに提出する文章、そこに書くペンの色についてのお話をしていきます。

たまたまここに36協定と書きましたけど、これは例として書いているだけで、36協定とは労使協定の一種ですよね。労使協定というのは、会社と従業員の約束事を書面にしたもの、書面で締結したもの。これが労使協定で、労働基準監督署に届出が必要なものと必要ないものとあるのですが、この36協定なんていうのは労使協定を締結したら労働基準監督署に届け出て初めて効力を有するというものになります。

この労使協定、会社側と従業員側でそれぞれ記名・押印するのですが、そこに書くペンの色ですね。ペンの色何でもいいのかっていう話。これを今回はお話していきたいと思います。ですから緑色で書いてもいいのかというタイトルなのです。たまたま書きましたけど、何色でもいいのかというお話ですね。

なんで今回こういうお話をするかと言いますと、実はきっかけがありまして..。私もこうやってYouTubeばっかりやっているわけじゃなくて、私も社労士ですから日頃は真面目に社労士としての業務を行っているのですが、その中の1つに36協定の届出っていうのがあるんですね。会社によって時期違いますけれども、年に１回これ出しますので、その提出時期が近づいてきたらこちらで作成して、それをお渡しして、これを労使で協定を締結してください。そして締結したらこちらの方に送ってください。それが送られてきたらこっちでチェックして労働基準監督署、管轄の労働基準監督署に出すという業務があります。

そしてお送りして待っていたら戻ってきました。それを見たら緑色で書いてありました。従業員さんの書いていただくお名前とか職名とかが緑色のペンで書いてあるので、これ大丈夫かなと思いまして、一応念のためその管轄の労働基準監督署に問い合わせてみたのです。不備で戻ってきたりすると期限切れになってもいけませんので一応問い合わせたと。そうしたところ”いや、緑色のペンでは受理しないとかそういう決まりはありません。”と言われたのでじゃあ大丈夫かなと思いまして、それを送ってそしたら無事受理されて返送されてきたんですけれども、その時にちょっと何でもいいのかなっていう風に思ったので調べてみたんですね。今回その話も法律的には特に決まりはないそうです。その労働基準監督署の方がおっしゃっていたように特に何色で書いた労使協定は受理しないとかそういう法律はないそうなんですね。

ですから今回緑色で書かれたもののも受理はされたのですが、ただ一般的に常識的に考えてやはりこういうことかなと思います。常識的には黒または青のペン又はボールペンで書くのが一般的だろうかと思います。黒か青ですね。そしてペン又はボールペン。これちょっと分かりづらいですよね。ペン又はボールペンって何？ペンって何？じゃあペンっていうものは要はインクをつけて書くものですよね。そしてボールペンっていうのはちょっとペン先がボールになっているのでちょっと特殊だっていうわけで、じゃあペンには何が含まれているのかと言ったらまあ本来はそのつけペン、今使っている人はほとんどいないと思いますけれども、インクツボにこうやってつけて。また万年筆とかサインペン、こういったものもペンの一種であるという風に考えられているそうです。じゃあボールペンだってペンの一種じゃないかと思うのですが、ボールペンだけちょっとそのペン先が尖がってなくてボール状になっているからちょっと特殊なのかなと思いますけど。ただこういう書類を書く上ではもう今ボールペンが主流ですよね。あまりあのつけペンはもちろん万年筆も少数派じゃないかと思います。ボールペンでしかもその黒が一般的かなと思います。あえて青を使うっていうのもあまり見ないですよね。鉛筆とか消せるボールペン、これはダメですよね。あの労使協定の性質上やはりそれが簡単に改ざんできるものであればあまり意味ないですから、やはりその鉛筆とか消せるボールペンっていうのは労使協定の性質からしてこれはダメだろうと考えられます。ただですね、労働基準監督署じゃなくてハローワークに提出する一部、雇用保険の届け出書類の一部は鉛筆で書かなきゃダメなのです。逆にOCRで読み取る部分ですね。そこはもう鉛筆で書いてくださいとこういうことになっています。そういう例外はありますけど基本的にはそれ以外は鉛筆と消せるボールペンはダメだということですね。まあ緑色でも受理はされたのですが、何が良くないかと言うと、緑色とか黄色、オレンジ色なんかでやるとコピーした時に薄くなってしまいます。薄くなっても読みづらくなっちゃうので、コピーは取りますからね。こういうものっていうのは。ですから、避けた方がいいのかなという風に思います。

これは余談ですが、海外では青が主流らしいですね。私もよく知りませんけど、さっき黒で書いてくださいなんて言いましたけど、日本では黒が一般的でしょうなんて言いましたけど、海外では青が一般的だっていう風に聞いたことがあります。これはどうしてかというとカーボンで複写した時にその複写の方が黒になるから、ということで原本が青で、複写コピーが黒、こういう使い分けをしやすいということで青が主流だということは聞いたことありますけれども。まあこれは詳しい方がいたら逆に教えてください。

最後になんですけれども、自治体なんかで公文書規定みたいなものを定めていることがあります。そういう場合はもちろんそれに従ってくださいね。そういう規定があってなにか決まりがあるのだったら、それはもうそれに従わないと書き直しを求められてしまうと思いますので注意していただければと思います。

はい。いかがでしたでしょうか。色々喋りましたけど、もう結論から言えば今回言いたいことはこういう書類は黒のボールペンで書いてくださいということになりますので、よろしくお願いいたしします。

というわけで今回は「36協定を緑色のペンで書いてもOK？」についてお話をしました。少しでも参考になれば幸いです。